Commissie moet lering kunnen trekken uit de ontwikkeling van Schengen Informatie Systeem om soortgelijke vertragingen te vermijden en te veel geld uitgeven op toekomstige IT-projecten, zegt EU-Auditors

In een rapport dat vandaag (19 mei) door de Europese Rekenkamer (ERK) is gepubliceerd, staat dat de Commissie het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II) meer dan zes jaar later dan oorspronkelijk gepland en acht keer de oorspronkelijke begrotingsraming opleverde. De vertragingen en overbestedingen waren het gevolg van tekortkomingen in het beheer van de Commissie in een uitdagende bestuurscontext.Het Schengeninformatiesysteem (SIS) wordt gebruikt door grenswachten, politie, douane, visa en gerechtelijke autoriteiten in het hele Schengengebied. Het bevat informatie (waarschuwingen) over personen die mogelijk betrokken zijn geweest bij een ernstig misdrijf of mogelijk geen recht hebben om de EU binnen te komen of er te verblijven. Het bevat ook signaleringen van vermiste personen en verloren of gestolen eigendommen, zoals bankbiljetten, voertuigen, vuurwapens en identiteitsdocumenten. Waarschuwingen worden door de nationale autoriteiten in het systeem ingevoerd “In 2001 belastte de EU-Raad de Commissie met de ontwikkeling van een nieuwe versie van het Schengen-informatiesysteem”, aldus de heer Pietro Russo, het ERK-lid dat verantwoordelijk is voor het rapport. Daarom kon de Commissie het hoofdontwikkelingscontract pas vanaf 2009 effectief beheren. Bovendien maakte de Commissie onvoldoende gebruik van de ervaring van eindgebruikers en veranderden de systeemvereisten tijdens het eerste deel van het project.” De aanvankelijke indicatieve ramingen van de kosten voor de EU-begroting voor het centrale systeem onderschatten de werkelijke omvang van de noodzakelijke investeringen aanzienlijk. De totale kosten van SIS II bedroegen € 189 miljoen voor het centrale systeem, waaraan naar schatting meer dan € 330 miljoen voor nationale systemen zou moeten worden toegevoegd. Tegelijkertijd werd het belangrijkste voordeel dat aanvankelijk van SIS II werd verwacht, minder relevant door de succesvolle uitbreiding van SIS 1 naar nieuwe lidstaten. In het licht van deze ingrijpende wijzigingen in de kosten en verwachte baten heeft de Commissie niet aangetoond dat SIS II de organisatie de beste prijs-kwaliteitverhouding bood. De Commissie heeft echter lessen getrokken uit haar ervaring tijdens het eerste deel van het project, waardoor zij haar aanpak tijdens de laatste projectfase vanaf 2010 kon wijzigen en SIS II in april 2013 kon opleveren. Bovendien heeft zij al enkele lessen uit SIS II toegepast bij de voorbereiding van andere grootschalige IT-projecten.

Het hele jaar door worden speciale verslagen van de Europese Rekenkamer (ERK) gepubliceerd, waarin de resultaten worden gepresenteerd van geselecteerde controles van specifieke EU-begrotingsterreinen of beheersonderwerpen.

Dit speciaal verslag (nr. 3/2014) getiteld Lessen uit de ontwikkeling door de Europese Commissie van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II), onderzocht waarom de Commissie SIS II meer dan zes jaar later opleverde dan gepland en tegen een prijs die veel hoger was dan aanvankelijk geraamd. Ook werd onderzocht of er tijdens het hele project een solide businesscase voor SIS II bestond, waarbij rekening werd gehouden met grote veranderingen in de kosten en de verwachte baten. Daarnaast beoordeelden de EU-controleurs of de Commissie lering had getrokken uit haar beheer van het project en deze had toegepast.

De EU-controleurs constateerden dat de vertraging en de overbesteding het gevolg waren van tekortkomingen in het beheer van de Commissie in een uitdagende bestuurscontext, met name tijdens het eerste deel van het project tot 2009. Ondanks grote veranderingen in de kosten en verwachte baten tijdens het project, beoordeelde de Commissie de business case niet opnieuw om aan te tonen dat SIS II een organisatorische prioriteit bleef die een hoger investeringsrendement opleverde dan andere mogelijkheden. Er was geen beslissing, gebaseerd op een herbeoordeling van kosten en baten, om het project voort te zetten of te stoppen. De Commissie heeft lessen getrokken uit haar ervaring tijdens het eerste deel van het project om haar aanpak tijdens de laatste projectfase vanaf 2010 te wijzigen en SIS II in april 2013 op te leveren.

Op basis van haar bevindingen heeft de ERK aanbevolen dat de Commissie bij het beheer van de ontwikkeling van grootschalige IT-systemen:

advertentie

• Baseer de planning op een technische analyse van de uit te voeren taken;
• ervoor te zorgen dat alle projecten worden geïntegreerd in corporate IT-governanceregelingen en ten volle gebruik te maken van interne expertise om het werk van contractanten effectief te beheren;
• ervoor te zorgen dat bij de besluitvorming voldoende rekening wordt gehouden met zakelijke behoeften en de mening van eindgebruikers;
• zorgen voor de goedkeuring van de business case voordat wordt overgegaan van projectinitiatie naar projectplanning en de hernieuwde goedkeuring ervan in het geval van grote wijzigingen in projectkosten, verwachte voordelen, risico's of alternatieven;
• ervoor zorgen dat belangrijke projectbeslissingen worden gedocumenteerd in een beslissingslogboek, zodat ze gemakkelijk traceerbaar zijn;
• zorgen voor effectieve wereldwijde coördinatie wanneer een project de ontwikkeling vereist van verschillende maar afhankelijke systemen door verschillende belanghebbenden;
• grootschalige IT-systemen ontwikkelen met gebruikmaking van interoperabele bouwstenen die eenvoudig kunnen worden hergebruikt om te voorkomen dat u gebonden bent aan één enkele contractant, en;
• de lessen die uit de controle van de Rekenkamer zijn getrokken, doorgeven aan DG's en EU-instellingen, agentschappen en andere organen. De Commissie moet beoordelen of de verwachte voordelen van SIS II zijn gerealiseerd.

Een kort video-interview met het ERK-lid dat verantwoordelijk is voor het verslag is beschikbaar Hier.

Deel dit artikel: